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Ofertas, Convites e Relação com Entidades Públicas

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Ofertas, Convites e Relação com Entidades Públicas

Se sabes que estás a agir em conformidade com os regulamentos internos e externos, podes decidir sobre ofertas e convites com exceção de ofertas e convites relacionados com entidades públicas e caso o valor por pessoa ultrapassar o valor de referência de 50 euros.

Nestes casos deves contactar sempre o gabinete do IRC e pedir aconselhamento.

Esta regra aplica-se quer a ofertas e convites feitos como para os recebidos.

Se vais organizar um workshop, foste convidado para um seminário, ou ofereces/recebes um convite, preparámos várias questões que te vão ajudar na tomada de decisão e garantir que estás a atuar em conformidade:

Está alinhado com os interesses comerciais da Volkswagen Autoeuropa?
As potenciais ofertas são promocionais e ocasionais de baixo valor de mercado? (Deve-se ter um cuidado especial nas situações em que esteja envolvido uma entidade pública).
É adequado, em termos do seu valor e da ocasião ou das circunstâncias em que são concedidos? Qual o valor estimado e sua descriminação? (Lembra-te que o valor de orientação para convites e ofertas recebidos ou oferecidos é de 50 euros por pessoa).
Participam nas refeições exclusivamente parceiros de negócio para fins comerciais (refeições de negócios)?
O convite é dirigido exclusiva ou predominantemente a peritos/académicos ou de natureza profissional?
O convite tem um objetivo comercial legítimo?
O convite é adequado à ocasião e à posição do destinatário?
O processo de seleção previamente definido e transparente, com aplicação de critérios objetivos? Qual foi?
O convite foi efetuado por escrito e enviado para o endereço profissional do parceiro comercial, incluindo o programa do evento/ocasião a que o convite se refere?
O convite está em conformidade com todas as leis aplicáveis e com os regulamentos internos do Grupo?
Foi evitada qualquer impressão de que um parceiro comercial será indevidamente influenciado numa decisão relativa à empresa ou colocado numa situação de dependência? (Este facto deve ser tido em conta, em especial, quando se dirigem convites, na proximidade imediata de decisões relativas ao início, à continuação ou a uma alteração substancial de uma relação comercial, em especial no que se refere a processos de adjudicação de contratos. Caso estejamos perante esta situação, então o convite não deve ser feito/aceite nunca).
A agenda que consta do convite foi enviada para o Compliance em caso de pedido de assessoria?
O teu departamento mantém uma lista de todos os eventos e convites e o manager responsável monitoriza essa listagem?

1,2,3

1.: This is a disclaimer.

Welding Workshop ocorreu no dia 7 de março e foi organizado pela equipa de qualidade de peças compradas, cujos responsáveis foram Brandon Bruce e Catarina Ribeiro.

“A maior aprendizegem para nós foi que é crucial integrar as práticas de integridade e conformidade nos nossos negócios diários. Através da oficina de soldagem que organizámos recentemente, essas práticas ajudaram-nos a planear melhor o evento e com mais tempo. Também ajudou a garantir que planeámos tudo dentro de limites que antes não eram tão claros para nós. Isto, por sua vez, ajudou-nos a evitar riscos não só para a Volkswagen Autoeuropa, mas também para nós próprios enquanto indivíduos."

Brandon Bruce, chefe de divisão de peças compradas da qualidade

Eventos com entidades públicas

Para além das questões referidas, na relação com entidades públicas existem requisitos adicionais que são de extrema importância:

Devemos garantir que existe um protocolo das reuniões; documentar a discussão, assinar os protocolos e registar numa lista de modo transparente e de fácil rastreabilidade;
Devem estar presentes pelo menos 2 pessoas da Volkswagen Autoeuropa e listar este e todos os eventos/atividades com entidades públicas;
Devemos ter um comportamento cooperativo, transparente, de confiança e comunicar com objetividade;
Todas as declarações devem ser feitas por pessoas autorizadas por escrito para tal e o princípio dos quatro olhos deve ser garantido;
Todos os contratos devem ser revistos pelo departamento de legal (AFT) e devidamente assinados;
Se tens um conflito de interesses com uma pessoa politicamente exposta (PEP) deves declarar.

Comportamentos a evitar:

Qualquer perceção de influência indevida: pagamentos ou benefícios por forma a influenciar a decisão da entidade pública;
Obstrução por forma a evitar que a entidade pública cumpra os seus deveres, como por exemplo recusar fornecer informações pedidas ou não permitir o acesso a informações, pessoas ou salas.

Política de uma só voz

As Relações Governamentais do Grupo asseguram que uma posição única, coordenada e vinculativa seja definida para o lobbying político através de comunicações para todo o mundo com mensagens idênticas, ou seja, com o mesmo conteúdo e declarações, com o objetivo de ter uma representação dos nossos interesses políticos, consistente e sem e contradições, reforçando a nossa credibilidade.

Na Volkswagen Autoeuropa, o lobbying está centralizado no Departamento de Comunicação e Assuntos Governamentais (AGK) com obrigação de reporte às Relações Governamentais do Grupo.

Para mais informações, consulta a GP 39, GP 34 anexo 1 e GP 40.