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Política de ofertas e convites
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Política de ofertas e convites
A conformidade e a integridade são essenciais para a confiança dos clientes, parceiros e para o bem-estar dos colaboradores do Grupo Volkswagen. A presente política estabelece normas vinculativas para todos os colaboradores relativas à aceitação ou atribuição de ofertas e convites, para o processo dos conflitos de interesse e para evitar quaisquer atos de corrupção ou suborno.
O que é uma oferta?
É uma forma de gratificação fornecida por uma pessoa singular ou uma entidade legal (doador) a outra pessoa singular ou entidade legal (destinatário) sem que exista qualquer obrigação legal, isto é, contratual ou jurídica, que exija que essa pessoa (destinatário) forneça qualquer tipo de recompensa ao doador. As ofertas podem assumir várias formas, nomeadamente:
— benefícios em espécie
— prestação de serviços
— utilização de ativos da empresa
— monetária (tal como dinheiro, transferências bancárias ou a atribuição de empréstimos isentos de juros ou com uma baixa taxa de juros, etc.) ou valores equiparáveis (tais como descontos, vouchers ou outras reduções)
— bilhetes de avião ou comboio;
— bilhetes grátis para eventos desportivos ou culturais ou outros bilhetes para eventos sujeitos a cobrança de entradas, na medida em que nenhum dos colaboradores da empresa que ofereçam a gratificação participe no evento
— outros benefícios com valor material.
Os colaboradores podem recusar ofertas?
A Volkswagen e seus colaboradores devem recusar ofertas, outras gratificações, convites de parceiros comerciais, caso o valor ou outros critérios (p.e., proximidade a negociações contratuais) relativos a essas gratificações sejam propícios a influenciar decisões ou a dar origem ao surgimento de um exercício de influência.
Os colaboradores da Volkswagen podem aceitar gratificações na forma de ofertas promocionais fornecidas voluntariamente ou brindes de parceiros comerciais com um valor e âmbito razoáveis. Como valor de referência, 50 euros por gratificação é considerado um valor razoável. A este respeito, deve ter-se em consideração que da aceitação frequente de ofertas pode resultar o surgimento do exercício indevido de influência relativamente à conduta comercial da Volkswagen.
Os convites para refeições de negócios ou eventos por parte de parceiros comerciais só podem ser aceites se forem feitos voluntariamente, servirem uma finalidade comercial, não ocorrerem com uma frequência não razoável e se a hospitalidade for prestada no âmbito de uma cooperação habitual e compatível com a ocasião. Também se aplica o valor de referência de 50 euros por pessoa convidada e o colaborador considere apropriado. O convite só deve ser aceite, caso os representantes do parceiro comercial participem na refeição de negócios ou no evento.
Nota
Os colaboradores devem comunicar imediatamente a receção de ofertas ou outras gratificações ou a participação em refeições de negócios ou eventos ao superior hierárquico e documentar a ocasião, de acordo com o formato SQ-ADM-F-S040, disponível nos computadores da empresa (Drive X), se for excedido o valor de referência de 50 euros por gratificação para ofertas e outras gratificações, assim como o valor de referência de 50 euros por pessoa convidada no caso de convites.
O parceiro de negócios quer pagar uma deslocação a um colaborador. O que fazer?
Em princípio, não é permitido o pagamento de despesas de deslocação, alimentação e alojamento por parte dos parceiros comerciais. Caso o alojamento seja assegurado nas instalações do parceiro comercial, o preço de mercado justo para a estadia deve ser determinado e reembolsado ao parceiro comercial. Constitui uma exceção a esta regra, o pagamento das despesas de deslocação e/ou alojamento por parte dos organizadores de conferências profissionais em nome dos colaboradores que participem ativamente nas suas conferências (p. ex., como orador ou moderador).
Vai ser realizado um evento na empresa com fornecedores e quer oferecer-se uma gratificação aos participantes? Pode ser feito?
A Volkswagen apenas concede ofertas e outras gratificações a parceiros comerciais em quantidade razoável, no âmbito de atividades comerciais regulares. Deve ser evitada qualquer frequência pouco razoável de concessão de ofertas e outras gratificações ou a impressão de que se pretende exercer influência indevida sobre as atividades comerciais.
O convite alargado a um parceiro comercial deve ser feito previamente ao evento, de acordo com os critérios objetivos e um processo de seleção claramente definido e transparente. Os devem ter uma finalidade comercial legítima e o convite deve ser compatível com a ocasião e o cargo do destinatário. Deve evitar-se que pareça que a ocasião servirá para criar dependência ou exercer influência indevida relativamente a uma decisão do destinatário. Convites no caso de alterações futuras significativas à atual relação comercial ou uma aquisição individual em curso ou recentemente concluída ou outra transação comercial (p.e. pedido de proposta) deve ser sempre validado pelo departamento de IRC.
O departamento de IRC deve ser sempre informado previamente para realizar a avaliação de conformidade ao evento e de integridade aos convidados. É necessário preencher o formulário SQ-ADM-F-S050 “Declaração relativa ao fornecimento de gratificações ou convites e outras gratificações” (disponível nos computadores da empresa, Drive X).
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